Traumberuf Messemanager - Organisationstalente hinter den Kulissen

"Entweder man liebt den Beruf oder man hasst ihn. Es gibt kein Dazwischen", meint Denis Steker, Messemanager bei der Koelnmesse. Messemanager sind die treibende Kraft im Hintergrund einer Messeveranstaltung und müssen auch in hektischen Phasen kühlen Kopf bewahren. Logistische und organisatorische Fähigkeiten sind für diesen Beruf unerlässlich. "Ich muss in meinem Job sehr viel organisieren, koordinieren und terminieren", bestätigt Steker.

"Ich plane die Messe von A bis Z. Zu meinen Aufgaben gehören die Erstellung von Ablauf- und Budgetplänen und die Organisation von Reisen." Neben Organisationstalent ist auch der Kontakt zu Menschen für den Beruf des Messemanagers elementar. Als direkter Ansprechpartner für Presse, Partner und Kunden muss er stets aktiv und auf Empfang sein. "Netzwerke und Kontaktpflege sind ganz wichtig, denn Messe bedeutet People's business. Kundenbetreuung ist für mich daher ein großes Aufgabenfeld", sagt Steker. "Mir persönlich macht vor allem der internationale Austausch Spaß. Angesichts der sechs bis zwölf Auslandsaufenthalte im Jahr ist das auch gut so." Viele Messemanager schätzen vor allem die großen Handlungsspielräume und die damit verbundene Abwechslung in ihrem Beruf. "Als Projektleiter habe ich eine hohe Eigenverantwortung und bin sozusagen der Unternehmer im Unternehmen", so Steker.

"Vielseitigkeit macht den Beruf attraktiv"

Gute Marktkenntnisse, Belastbarkeit und Flexibilität, um direkt auf neue Situationen reagieren zu können, sind die Voraussetzungen für gute Arbeit. Dazu gehört auch, dass man sich in die Fachbereiche der zu organisierenden Messe einarbeitet und kompetenter Ansprechpartner für die Aussteller ist. " Auf den Messen, für die ich zuständig bin, betreue ich bis zu 350 Aussteller. Diese Vielseitigkeit macht den Beruf so attraktiv. Man ist quasi Spezialist für das Generelle und muss über Fachwissen aus verschiedensten Branchen verfügen," meint Steker. Bei Vorbereitungszeiten von bis zu zwei Jahren bedarf es einer guten Übersicht und in den Endphasen auch oft spontaner, unkonventioneller Lösungen. "Egal wie lange die Vorbereitungen für eine Messe laufen, am Ende zählt nur das Ergebnis. Da muss man pragmatisch bleiben und wenn es nicht anders geht auch mal selbst Hand anlegen und Regale aufbauen oder Teppiche verlegen", erzählt der Messemanager.

Der Weg in den Beruf

Denis Steker begann seine Karriere wie viele seiner Kollegen mit einem BWL-Studium. "Kaufmännische Kenntnisse sind in dem Beruf ebenso wichtig wie Kommunikationsstärke und Kenntnisse in Fremdsprachen", meint er. Die Branche meldet großen Bedarf an akademisch ausgebildeten Führungskräften. Das Institut für Messewirtschaft und Distributionsforschung an der Universität zu Köln ist eine der wenigen Einrichtungen, die Messeprofis ausbilden. Dabei ist das Ausbildungsangebot des Instituts universitär einzigartig. "Unsere Absolventen sind in der Branche sehr gefragt. Die praxisnahe Ausbildung, die es unseren Studenten ermöglicht, schon während des Studiums Kontakte zu den Messegesellschaften und messeaffinen Firmen zu knüpfen, machen den Einstieg ins Berufsleben leicht", sagt Professor Werner Delfmann, Mitglied des Vorstands des Instituts für Messewirtschaft und Distributionsforschung. Das Fach Messewirtschaft ist ein Wahlbereich, der nach dem Abschluss des Vordiploms eines wirtschafts- oder sozialwissenschaftlichen Studiums von den Studierenden belegt werden kann. "Das Management von Messen erfordert darüber hinaus auch interkulturelles und interdisziplinäres Denken. Beides ist durch Theorie allein schwer zu vermitteln, weshalb wir einen Schwerpunkt auf die praktische Ausbildung unserer Studenten setzen. Die räumliche Nähe zur Koelnmesse ist dafür natürlich von großem Vorteil", sagt Delfmann. Dass das Fach Messewirtschaft kein Examensfach ist, sieht er nicht als Nachteil. "Die freiwillige Spezialisierung der Studenten zeigt im Gegenteil, dass hier wirkliches Interesse und überdurchschnittliches Engagement vorhanden ist."

Es gibt keinen typischen Alltag
Auch wenn keine Messe unmittelbar bevorsteht, lässt sich ein Tag des Messemanagers in der Regel nicht vorab planen. Zwar werden wichtige Termine, Reisen, aber auch große "to do's" wie z.B. die Erstellung eines neuen Kooperationsvertrages werden grundsätzlich im Voraus geplant. Es kommt aber häufig vor, dass die "to do - Liste" am Tag selbst gar nicht bearbeitet werden kann, weil neue Anfragen oder Herausforderungen auf einen warten, wenn sich Outlook morgens öffnet.

Wesentliche to do's in der Vorbereitung einer Messe, jeweils mit Start nach der Vorveranstaltung

• Entwicklung einer konkreten Werbelinie / Mediaplans für die jeweils nächste Veranstaltung (Schwerpunktthema eines begleitenden Kongresses, etc.),
• Aufstellung eines konkreten Budgets für die jeweils nächste Veranstaltung auf dieser Basis,
• Vertragsverhandlungen mit Dienstleistern / Medien,
• Entwicklung / Druck / Versand der Werbemittel und Anmeldeunterlagen / Anzeigenschaltung
• aktiver Vertrieb (Kunden- und Messebesuche, Pressekonferenzen, telefonische Nachfassaktionen, Newsletter, etc.),
• Hallenaufplanung ("Blockplanung" der Standflächen),
• Zuteilung der Standflächen auf Basis von gebuchten Standgrößen,
• Erstellung und Versand von Aussteller-Manuals (Bestellformulare für Zusatzservices, die wir anbieten)
• Entwicklung eines Rahmenprogramms (Eröffnungsfeier, Ausstellerabende, ggf. Kongress, Produktvorführungen der Aussteller, etc.), z.T mit Vertragsverhandlungen vor Ort,
• persönliche Begleitung / Überwachung des Aufbaus und "Incomings" der Aussteller vor Ort, Problemlösung gemeinsam mit Dienstleistern vor Ort,
• Messebetreuung vor Ort (Überwachung von Ablaufplänen, Besuch aller Aussteller zur Zufriedenheitsanalyse),
• Abrechnung der Veranstaltung, Nachberichterstattung an teilnehmende Aussteller (für deren Erfolgskontrolle) und Presse.

Insbesondere durch die doch recht große Zeitverschiebung nach Asien (sieben Stunden vor Deutscher (Arbeits-)Zeit und in die USA sechs bis acht Stunden nach unserer Zeit) können die Kollegen oder auch Kunden / Dienstleister auf den anderen Erdteilen in der Nacht in Deutschland auf Probleme aufmerksam werden bzw. sich Rückfragen ergeben, die dann während der Nacht bei Denis Steker auflaufen. "Oft bin ich dann einen ganzen Vormittag beschäftigt, zunächst mit meinem Team diese eMails zu beantworten, bevor wir uns den "geplanten Tagesaufgaben" zuwenden können."

Da auch die unterschiedlichen Vorbereitungsphasen der verschiedenen Messen jede Woche andere Schwerpunkte verlangen, lässt sich ein typischer Tagesablauf kaum skizzieren - es ist vielmehr eine Messe-historische Entwicklung, die über die Monate reift.

So könnte ein Arbeitstag eines Messemanagers aussehen.

8.30 Uhr - eMails der vergangenen Nacht prüfen und bearbeiten, dringende Anrufe nach Fernost
10.00 Uhr - Teammeeting - Verteilung von tagesaktuellen Aufgaben an das Team (Aussteller-Anfragen, etc.)
10.30 Uhr - Telefonate mit Kunden, Dienstleistern und Partnern in Asien (dort ist bereits später Nachmittag)
13.00 Uhr - Zeit zur Weiterentwicklung der Messethemen oder größerer Kundenanfragen
15.00 Uhr - dringende Telefonate in die USA und/oder europaweit
17.00 Uhr - Meeting mit Presse-/Werbeabteilung zur Weiterentwicklung der Kommunikationsmaßnahmen; alternativ: Berichterstattung an die Bereichsleitung oder Geschäftsführung

Autorin: Eva Mispelbaum
Quelle: Institut für Messewirtschaft und Distributionsforschung der Universität zu Köln